11 Vorteile formaler Managementsysteme zu Ihrem Vorteil

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11 Vorteile formaler Managementsysteme zu Ihrem Vorteil

Mindestens 11 Vorteile für Ihr Unternehmen, wenn Sie jetzt formale Managementsysteme implementieren!

Warum sind formalisierte Managementsysteme so wichtig?

Obwohl die Geschäftsleitung und die Eigentümer in den von ihnen gewählten Bereichen in der Regel über hervorragende technische Fähigkeiten verfügen, fällt die Schaffung unternehmensweiter Managementsysteme in der Regel auf die Seite. Sie werden häufig entweder aufgrund von Kosten, mangelnder interner Fähigkeiten oder einfach deshalb vermieden, weil der Bedarf nicht wahrgenommen wird.

Das Problem ist, dass viele der verborgenen Ineffizienzen im Geschäft häufig durch die Strukturen und die Kultur verborgen werden, die seit Beginn des Geschäfts geschaffen wurden. Tatsächlich bedeutet jeder ineffiziente Prozess und kulturelle Kater, den Sie in Ihrem Geschäft haben, einfach, dass Sie arbeiten müssen schwieriger und erhalten mehr Verträge, um den gleichen Gewinn zu erhalten, als ob sie nicht existierten. Sie könnten es "Ihr verstecktes Projekt: Sie arbeiten daran, aber Sie wissen es einfach nicht!" Nennen.

Diese Ineffizienzen können durch analytische Überprüfung des Geschäfts und seiner Managementsysteme und / oder durch Verwendung formaler Geschäftssysteme unter Verwendung einer von anderen entwickelten gemeinsamen Methodik aufgedeckt werden. Wie der Statistiker Edward Deming kommentierte, sind 85% aller Geschäftsausfälle auf vom Management kontrollierte Systeme zurückzuführen, während 5% auf menschliches Versagen zurückzuführen sind.

Ohne ein formelles Managementsystem leidet Ihr Unternehmen unter einer eingeschränkten Kontrolle darüber, was Sie tun und wie Sie es tun!

Inhalt Verbesserte Ergebnisse und Leistung "Dinge gleich beim ersten Mal richtig machen" Verfahren und Systeme Kostensenkung im Zusammenhang mit Ineffizienzen Verbesserte Kontrolle über Produkthaftungsmaßnahmen Verbesserte Beschaffungsphilosophien Management des Managements, der uns umgebenden Systeme während der Arbeitszeit Anleitung, Mission, Vision, Ziele erstellen Prozess Planung als Vorläufer für IT-Workflow-Systeme Die Anfänge eines Wissensmanagementsystems

Verbesserte Ergebnisse und Leistung

Viele Unternehmen, die sich dem Qualitätsmanagement mit dem Fokus auf langfristige Geschäftsverbesserungen zugewandt haben, haben viele Verbesserungen bei der Erreichung ihrer Geschäftsziele, verbesserten Ergebnisse und Ergebnisse erzielt Erfolg und Steigerung von Umsatz und Gewinn.

Zum Beispiel "übertrafen öffentlich gehandelte Baldridge-Gewinner (die US-Version der Australian Quality Awards) den Standard- und Poors-Index deutlich. Im Zeitraum von 1988 bis 1994 übertrafen die 14 öffentlich gehandelten Gewinner den S & P-Index um über 4 zu 1 und erreichten damit eine Rendite von 249% im Vergleich zu einer Rendite von 58% für den S & P 500 "(Fortune, 9. September 1996).

Ein offensichtlicher Weg zur Verbesserung der Gewinne besteht darin, die Geschäftskosten zu senken. In Großbritannien wurden beispielsweise die Kosten geschätzt, die entstehen, wenn NICHT herausgefunden wird, was der Kunde benötigt, und diese Anforderungen jedes Mal fehlerfrei erfüllt werden, was Unternehmen jedes Mal 15 bis 50% des Umsatzes kostet.

Der durchschnittliche Gewinn britischer Unternehmen beträgt 4% des Umsatzes, und jede Reduzierung der Qualitätskosten geht direkt in den Gewinn über. Unternehmen, die gute Qualitätsmanagementsysteme betreiben, können die Qualitätskosten unter 5% des Umsatzes senken "(Allcock und Unsworth, 1991). In den USA betragen die Kosten in der Regel 10 bis 50% des Umsatzes, und einige Unternehmen haben diese Kosten auf 3% des Umsatzes gesenkt ( Crosby, 1985).

Dinge "gleich beim ersten Mal richtig machen"

Dinge gleich beim ersten Mal richtig machen. Es ist das Ziel eines jeden Unternehmens. Natürlich ist es unter freiem Himmel an einem hektischen Tag nicht immer so Hier können formale Managementsysteme wirklich helfen.

Sie zwingen das Management, nicht nur aktuelle Vorgehensweisen zu analysieren, sondern verfügen auch über integrierte Mechanismen zur Überprüfung von Systemen und zu kontinuierlichen Verbesserungen. dann gibt es keinen Grund, warum es das nächste Mal so passieren sollte!

Sie zwingen uns auch von den uralten Gewohnheiten ab, "menschliches Versagen" oder "so haben wir es immer gemacht" zu beschuldigen - mit einfachen Problemlösungen Werkzeuge, oder wagen wir es sogar zu sagen, "Statistik" - Fehler können intelligent sein analysiert und von Tag zu Tag entfernt.

Zum Beispiel ist Baulderstone Hornbrook Engineering der Ansicht, dass der Einsatz von Qualitätsmanagement ihnen geholfen hat, viele Verbesserungen zu erzielen, beispielsweise eine Verbesserung der Planung für das zweite Start- und Landebahnprojekt des Flughafens Sydney.

"BHE schätzte ursprünglich, dass der Vertrag in 120 Wochen abgeschlossen sein wird, (wir) haben 105 Wochen angestrebt und es sieht derzeit so aus, als ob er innerhalb von 100 Wochen abgeschlossen sein wird. Die Produktionsraten sind gestiegen und die Belegschaft engagiert sich noch mehr für das Projekt" (Quality Magazine, April) 1994).

Bei JETSROAD und PARCELINE haben sie ihre eigenen Erfahrungen mit Qualität, formalem Management und TQM-Praktiken. In einem Fall, der vom neuen General Manager berichtet wurde, "hatten wir in der Vergangenheit aufgrund eines Kundenfehlers eine doppelte Adresse auf einem Karton und haben den Kunden angerufen, und die Antwort lautete ausnahmslos", vielen Dank Bitte beheben Sie es? ".

Nicht mehr, wenn wir (jetzt) ein Problem haben, bringen wir den Karton sofort zum Kunden zurück und zeigen allen für die Verteilung Verantwortlichen, was das Problem ist. Das Ergebnis ist, dass das Problem nicht auftritt wieder. Sie müssen das Problem an seiner Quelle beseitigen. " (Quality Magazine, Februar 1994).

Verfahren und Systeme

Standardverfahren werden seit einiger Zeit verwendet. Tatsächlich verwendeten die Römer die Standardisierung auf interessante Weise - jedes römische Militärlager war in Aufbau und Größe identisch, so dass neue Legionäre sich leicht in einem neuen Lager zurechtfinden und ihre natürliche Orientierungslosigkeit verringern konnten. Nun, wenn sie es vor zweitausend Jahren könnten, könnten Sie es auch!

Standardisierung bietet Ihnen die Möglichkeit, eine bessere interne Organisation mit mehr Struktur aufzubauen und das Potenzial zu bieten, den Overhead aufgrund von Fehlern und ineffizienten Systemen zu senken sowie die Kundenzufriedenheit durch Standardisierung des zu erbringenden Service zu maximieren. Dies meinte Gerber in seinem Buch eMyth, als er schrieb: "Das Modell bietet dem Kunden einen einheitlich vorhersehbaren Service".

Viele führende Unternehmen setzen Standardverfahren und -systeme ein. Ein Beleg dafür ist der vom Australian Manufacturing Council in Auftrag gegebene Bericht "Leading the Way (1994)". Dies verglich die Merkmale führender Unternehmen (dh Top 20%) mit Lagging-Unternehmen (dh Bottom 20%) und zeigte, dass 83% der Führungskräfte und 46% der Lagger standortweit standardisierte und dokumentierte Betriebsverfahren

haben. Sie stellten fest, dass die Qualitätszertifizierung eine bessere Kontrolle der Prozesse, Konsistenz vom Design bis zur Lieferung, eine bessere Messung der Leistung und einen disziplinierten Geschäftsansatz ermöglichte.

Sie verwendeten auch Korrekturmaßnahmen-Teams, um eine kontinuierliche Verbesserung zu erreichen, die eine Just-in-Time-Leistung erzielte und die Garantiekosten senkte. Transfield, eines der größten Unternehmen in Privatbesitz in Australien, weiß auch, wie wichtig die Konsistenz der Geschäftstätigkeit ist, die durch ein QS-System erreicht wird. "Wenn jemand in Sydney mit jemandem in Perth, Djakarta oder Hanoi zusammenarbeitet, ist es wichtig, dass es eine gemeinsame Vorgehensweise gibt, ein Ethos, das Teil der Unternehmenskultur ist" (Quality Australia, Januar 1995).

Reduzierung von Kosten im Zusammenhang mit Ineffizienzen

Ineffizienzen werden in normalen Geschäftsprozessen häufig als Nacharbeit (dh mehrmaliges Wiederholen derselben Arbeit), Verschwendung von Ressourcen und ineffektiver Einsatz von Zeit und Fachwissen identifiziert. Wir können uns dies als den versteckten Job vorstellen, den alle Ihre Mitarbeiter stillschweigend ausführen, obwohl sie sich dessen nicht bewusst sind und (normalerweise) auch nicht das Management sind.

Umfragen zu Herstellungskosten zeigen, dass Hersteller etwa 60% für Rohstoffe, 15% für Arbeit und 25% für Gemeinkosten ausgeben. Um eine Kostenreduzierung von 5% zu erreichen, müssen die Arbeitskräfte um 33%, die Gemeinkosten um 20% oder die Materialkosten um 8,3% gesenkt werden. Dies erklärt, warum viele Einkäufer die QS-Programme ihrer Lieferanten ansprechen (und damit die Kosten für Lagerbestände und Materialabfälle senken) ) zur Kostensenkung.

In einer von der Entwicklungsagentur für die Bauindustrie (CIDA) durchgeführten Umfrage betrugen die durchschnittlichen Nacharbeitskosten für Projekte mit Qualitätssystemen 0,72%, verglichen mit 6,5% für Projekte ohne Qualitätssysteme. Bei Palmer Tube Mills, einem qualitätsgesicherten Unternehmen mit einer Geschichte progressiven Managements, sind die "Produktfehler für einen der größten Stahlwerkproduzenten Australiens auf dem niedrigsten Stand aller Zeiten" (Quality Magazine, Dezember 1995).

Verbesserte Kontrolle über Produkthaftungsmaßnahmen

Obwohl dies noch nicht durch die Rechtsprechung bewiesen ist, besteht ein starker Konsens der Rechtsauffassung, dass ein diszipliniertes Qualitätsmanagementsystem & in jedem Produkthaftungsfall den bestmöglichen Minderungsgrund bietet (Kokla und Scott, 1992). Auch Liverpool Insurance Brokers, die bereits ein formelles Managementsystem nach den Grundsätzen des Qualitätsmanagements eingeführt haben, haben "von einer 20% igen Ersparnis ihrer Prämien für die Berufshaftpflichtversicherung profitiert".

Die Lebensmittelindustrie, die an zwei Fronten sowohl von einem zunehmenden Bewusstsein der Verbraucher als auch von einer zunehmenden Anzahl gefährlicher mikrobiologischer Organismen angegriffen wird, verbessert auch die Komplexität ihres formalen Managementsystems durch die Implementierung einer Reihe branchenspezifischer Qualitätsstandards, darunter Cattle Care und SeaQual.

Bei einer Reihe hochkarätiger Fälle, in denen Unternehmen fast unmittelbar nach der Aufmerksamkeit der Medien auf Lebensmittelängste und Vergiftungsvorfälle bankrott gegangen sind, ist jede Form der verstärkten Kontrolle über die Risiken dieser Ereignisse nicht nur ein progressives Management, sondern einfach ein guter Geschäftssinn.

Schauen Sie sich zur Bestätigung dieser Aussage einfach Ihre Kapitalflussrechnungen an und ermitteln Sie, wie lange Ihr Unternehmen in Zeiten öffentlicher Krisen ohne Einnahmen überleben wird.

Verbesserte Beschaffungsphilosophien

Ein Element, das nicht oft dem formalen Management zugeschrieben wird, sondern tatsächlich ein wesentlicher Eckpfeiler ist, ist die Philosophie verbesserter Beschaffungssysteme, die die mit den Einkaufs- und Lieferzyklen verbundenen vollen Kosten berücksichtigen.

Durch die Integration von Prinzipien des Qualitätsfokus in ihren Geschäftsplan konnte der WATER BOARD OF NSW (Vertrags- und Lieferabteilung) Einsparungen bei der Beschaffung in Höhe von 22 Millionen US-Dollar erzielen. Ein Versorgungsunternehmen der westaustralischen Regierung sparte auch ein Bündel, indem es die Anzahl seiner Lieferanten von etwa 3000 auf 1200 reduzierte - und das erst in den ersten 6 Monaten! Stellen Sie sich ihre Einsparungen sowohl bei den erforderlichen Beschaffungsressourcen als auch bei der Beschaffungseffizienz vor.

Indem sichergestellt wird, dass die gesamten Lebenszykluskosten bei größeren und risikoreichen Einkäufen berücksichtigt werden, wird natürlich sichergestellt, dass nicht nur das bestmögliche Produkt ausgewählt wird, sondern auch die langfristigen Kosten für das Unternehmen minimiert werden.

Management des Managements - die Systeme, die uns während der Arbeitszeit umgeben

Wir alle neigen dazu, den Inhalt des Prozesses zu überprüfen, d. H. was wir tun, anstatt die Struktur des Prozesses, dh. wie es ist, dass wir es tun (als Metaprozesse bezeichnet, die Prozesse auf höherer Ebene, die die Systematisierung eines Systems bestimmen). In der Unternehmensführung kann dies die Art und Weise sein, wie Managementsysteme dokumentiert werden, wie Systeme überprüft werden, wie Systeme inspiziert und getestet werden und so weiter.

Diese Bereiche können auf verschiedene Weise auf mögliche Änderungen überprüft werden. Sie können intern überprüft werden, um mögliche Verbesserungen gegenüber aktuellen Formaten zu erarbeiten oder sogar einen Re-Engineering-Ansatz zu versuchen, bei dem die Systeme anhand der Ziele des Prozesses überprüft werden, als würden sie zum ersten Mal überprüft.

Sie können auch durch Benchmarking mit den Systemen anderer Unternehmen überprüft werden, die möglicherweise auf ähnliche Weise arbeiten. Selbst Unternehmen, die keine ähnlichen Branchen sind, werden mit Sicherheit interessante Informationen über die Struktur ihrer Prozesse liefern.

Richtung schaffen - Mission, Vision, Ziele?

Genau dafür steht Ihr Unternehmen? Dies ist die Frage, die bei der Erstellung von Leitbildern gestellt wird, um sicherzustellen, dass unsere Geschäftsstrategien allen Stakeholdern wie Ihren Mitarbeitern, Ihren Kunden, Ihren Lieferanten und hoffentlich Ihnen und anderen wie Ihnen in der Geschäftsleitung klar mitgeteilt werden .

Sie sind auch als Benchmark für Managementerwartungen sehr effektiv und haben wie alle Systeme, die die Unternehmenskultur beeinflussen, Visionen und Missionen die Möglichkeit, das Verhalten einer ganzen Gruppe von Menschen zu ändern (wenn sie natürlich korrekt implementiert werden!).

Jeder im Management hat die Notwendigkeit einer Messung Ihrer Geschäftsleistung in Betracht gezogen. Schließlich verlangen die Steuerabteilung und Ihr Buchhalter, dass Sie dies jedenfalls mindestens einmal jährlich tun!

Eine formellere Messung der Ziele, bei der sowohl finanzielle als auch nicht finanzielle Indikatoren sowie materielle und nicht materielle Vermögenswerte berücksichtigt werden, ist jedoch von größter Bedeutung. Es sollte eine Verbindung zwischen Ihrer strategischen Geschäftsplanung, Ihren formalen Managementsystemanforderungen und Ihrem Arbeitstag von 21 bis 17 Uhr sein.

Wir sind sicher, dass Sie es schon einmal gehört haben - wenn Sie nicht planen, dann planen Sie zu scheitern -, aber in diesem Fall könnte es erweitert werden, wenn Sie Ihren Erfolg nicht messen, dann können Sie möglicherweise auch Ihren Fehler nicht messen - Bis dahin ist es zu spät (oder doppelt so teuer), etwas dagegen zu unternehmen!

Verbessertes Personalmanagement

Für diejenigen, die bereit sind, die Chance zu nutzen und fortschrittlichere Beziehungen zu ihren Mitarbeitern aufzubauen, können formale Managementsysteme wie Qualitätsmanagement und Überprüfung von Geschäftsprozessen aufgrund ihrer intrinsischen Anforderungen an die Befähigung der Mitarbeiter und der veränderten Einstellung des Managements zur Mitarbeiterbeteiligung an hilfreich sein Arbeitsplatzentscheidungen.

In dem vom Australian Manufacturing Council in Auftrag gegebenen Bericht "Leading the Way (1994)" wurden die Merkmale führender Unternehmen (dh Top 20%) mit denen von Lagging-Unternehmen (dh Bottom 20%) verglichen. Dies zeigte, dass 77% der Führungskräfte und 35% der Nachzügler der Meinung waren, dass die Qualität der Mitarbeiter in ihrer Verantwortung liegt - eindeutig ein Erfolgsrezept!

Warum sind Mitarbeiter motiviert, anders zu handeln, wenn sie in die Geschäftsprozesse einbezogen werden? Einige Beispiele, warum Mitarbeiter motiviert sind, sind:

Nicht belästigt zu werden, um Nacharbeiten durchzuführen, aber dennoch Termine einzuhalten.

Kundenbeschwerden werden nicht annähernd so häufig entgegengenommen, da der Schwerpunkt auf kontinuierlicher Verbesserung und der Befähigung liegt, Kundenanforderungen zu lösen, ohne einer lästigen Befehlskette folgen zu müssen.

In den Inhalt der Verfahren involviert sein, die spezifizieren, was sie tun.

Öffnet Kommunikationsleitungen über Audits und Management Reviews.

Die Frustration wird durch kontinuierliche Verbesserungsprüfungen und Feedback-Sitzungen minimiert.

Im Moment sagst du dir sicher "beweise es mir!", Weil viele TQM-Initiativen nicht annähernd so erfolgreich waren. Mit den besten Absichten und mit einem Managementteam, das bereit ist, seine eigene Macht zum Wohle der Organisation zu reduzieren, sind jedoch Ergebnisse und Erfolg möglich.

Zum Beispiel:

Bei Transfield "waren die Vorteile der Prinzipien des Qualitätsmanagements nicht nur Verbesserungen inauf Zeit, Kosten, Qualität und Sicherheit, sondern auch einMaß an Vertrauen und Engagement in die Mitarbeiter" (Quality Australia, Januar 1995).

BezughöheresBei Smiths Snackfoods waren die finanziellen Vorteile von Ein Team-Empowerment-Prozess hat rund 200.000 US-Dollar gekostet, aber sie erwarten eine Rendite von mehr als 5 Millionen US-Dollar (The Quality Magazine, Dezember 1996).

Bei Machinery Insurance Services (Sydney) haben ihre Mitarbeiter das Bewusstsein für Qualitätsmanagement geschärft. "Anstatt nur Fehler zu korrigieren und Erfahrungen zu sammeln, wird versucht, zu verstehen, warum und die Situation zu korrigieren.

Die Mitarbeiter haben sich bereits der Herausforderung gestellt, sie beim ersten Mal richtig zu machen. Dies hat zu einer Überarbeitung der Dokumente durch Mitarbeiter geführt, die finden bessere und effizientere Wege, um Dinge in ihrem Qualitätssystem zu tun "(Quality Magazine, April 1996)

Bei Morgan & Banks war der menschliche Aspekt eines & Systems & ein unerwarteter Vorteil. & Die Mitarbeiter sind weniger frustriert, haben eine höhere Moral und Motivation und eine verbesserte Teamarbeit. Die Begeisterung und das Engagement für eine bessere Arbeit haben das Management begeistert.

Das Qualitätsmanagementsystem hat den Rahmen für diese Ergebnisse geschaffen, ohne den kreativen Charakter des Beratungsprozesses zu beeinträchtigen. Das Programm hat zu weniger Nacharbeit, verbesserter Kundenbetreuung, weniger Kundenbeschwerden, Fokus auf Schulung und Einführung sowie Einheitlichkeit geführt Erbringung von Dienstleistungen.

Dies bedeutet im Wesentlichen weniger Ressourcenverschwendung und höhere Produktivität und Effizienz, was sich positiv auf das Unternehmen auswirkt. s Kunden und das Endergebnis "(Quality Magazine, April 1995)

Prozessplanung als Vorläufer für IT-Workflow-Systeme

Sobad die Leistungsindikatoren verstanden und die Geschäftsprozesse implementiert wurden, ist es ein einfacher Prozess, Prozesse zu analysieren In Bezug auf Verbesserungen der Informationstechnologie.

Natürlich besteht bei der Informationstechnologie die eindeutige Möglichkeit, dass viele Prozesse vollständig eliminiert werden und dass ein Clean-Slate-Ansatz für das Re-Engineering von Prozessen erforderlich sein kann - es gibt jedoch immer noch viele Informationen, die aus dem Internet gewonnen werden können Aktuelle Prozesszuordnungen:

Aktuelle Prozessabläufe geben beispielsweise die Informationen an, die ein bestimmter Manager oder eine bestimmte Person benötigt, bevor sie ihre Aufgaben ausführen können. Formulare identifizieren auch die Metadaten, die für den Erfolg des Prozesses erforderlich sind.

Prozessabläufe identifizieren die Menge an Informationen und der Zeitpunkt des Informationsflusses für den Erfolg der Arbeit, einschließlich aller Arbeiten, die in a ausgeführt werden können parallel statt eines sequentiellen Flusses.

Die Anfänge eines Wissensmanagementsystems

Ein Bereich, der im Geschäftsleben häufig vernachlässigt und in Franchise- und Marketingunternehmen mit großer Wirkung genutzt wird, ist die Nutzung des Unternehmenswissens zum Wettbewerbsvorteil oder zur Erzielung zusätzlicher Einnahmen.

Beispielsweise kann das in einem kürzlich erworbenen Unternehmen gebundene Wissen während der Integration in eine Unternehmensgruppe genutzt werden. Es kann in einem Handbuch dokumentiert oder in eine Software integriert werden, die zum Mehrwert weiterverkauft werden kann.

Die Strenge der Qualitätssysteme (die in rückständigen Unternehmen üblicherweise nicht zu finden sind) kann auch als Teil einer erfolgreichen Turnaround-Strategie für scheiternde Unternehmen in derselben Branche verwendet werden.